Case studies
Celem przedsięwzięcia było opracowanie i zastosowanie rozwiązania informatycznego, które usprawni pracę, jeżdżących po kraju i sprzedających bezpośrednio, produkty przedstawicieli handlowych. Projekt został uruchomiony w związku z niemożliwością zwiększenia liczby odwiedzanych przez przedstawiciela odbiorców (tj. zwiększenia sprzedaży w ogóle) wynikającą z konieczności spędzenia części czasu na czynnościach przygotowujących sprzedaż (m.in. obsłudze zarejestrowanych zamówień i wystawianiu dokumentów w formie papierowej).
W ramach przedsięwzięcia został zidentyfikowany i poddany szczegółowej analizie, realizowany przez przedstawicieli handlowych, proces sprzedaży. Analiza ta wykazała, że głównym problemem jest ręczne wypisywanie faktur.
Zaproponowano nową wersję procesu, wspartą przenośnym komputerem typu PDA, wyposażonym w odpowiednie oprogramowanie. Przedstawiciel handlowy rejestruje zamówienie odbiorcy na komputerze PDA, z którym jeździ w teren. Wybiera na nim odbiorcę zamówienia oraz poszczególne asortymenty. Przy konstrukcji zamówienia zbiorczego wskazuje zarejestrowane zamówienia, które chce zrealizować. Do tego dopisuje ilość towaru, który szacuje, że sprzeda bez zamówienia. Zamówienie zbiorcze jest przekazywane do działu sprzedaży w sposób elektroniczny (po podłączeniu komputera przedstawiciela handlowego do sieci podczas wizyty w firmie), a po jego zaakceptowaniu automatycznie uaktualnia się stan magazynu. Przedstawiciel handlowy ładuje zamówiony towar, który już czeka na niego w magazynie i wyrusza w kurs. Należności odbiorcy sprawdzane są na komputerze osobistym przedstawiciela handlowego (dane o płatnościach uaktualniają się podczas przekazywania zamówienia zbiorczego). Jeżeli dostarczany towar był konsekwencją wcześniej złożonego zamówienia, przedstawiciel handlowy wskazuje to zamówienie i korzystając z możliwości programu tworzy fakturę, w przeciwnym przypadku konstruuje fakturę wybierając najpierw odbiorcę, potem kolejno każdy sprzedawany asortyment wraz z określeniem sprzedanej ilości. Faktura jest drukowana przy odbiorcy na drukarce, w którą przedstawiciel handlowy zostaje wyposażony. Wystawienie faktury automatycznie uaktualnia stan magazynu. Jeżeli przedstawiciel odbiera od klienta gotówkę, za pomocą programu (i komputera osobistego) wystawia dokument KP co prowadzi do zwiększenia stanu kasy. Informacje o wystawionych fakturach oraz stanie kasy są przekazywane w sposób elektroniczny do działu księgowości podczas przekazywania zamówienia zbiorczego. Wymagania dotyczące poszukiwanego oprogramowania wynikały wprost z procesu.
Wykonana w ramach zadania analiza rynku wykazała, że nie istnieje gotowe rozwiązanie, które pozwoliłoby wprowadzić tak zdefiniowany nowy proces. Pozostawało kupić rozwiązanie najbardziej zbliżone i poddać je modyfikacjom lub opracować rozwiązanie od początku. Ze względu na zakres zmian koszt wprowadzenia modyfikacji okazał się porównywalny do kosztu opracowania rozwiązania od początku. Kwoty, które wchodziły w grę, poddawały w wątpliwość istnienie uzasadnienia dla proponowanego rozwiązania. Podstawą do szacunków było porównanie korzyści związanych z wprowadzeniem nowego procesu, które wynikały ze wzrostu sprzedaży (z powodu zwiększenia liczby odwiedzanych odbiorców) przy zachowaniu posiadanej liczby przedstawicieli handlowych (i utrzymaniu wydatków ponoszonych na ich pensje).
Wobec powyższego, zostało zaproponowane okrojenie zakresu nowego rozwiązania tak, by można było skorzystać z dostępnego na rynku, gotowego rozwiązania przy założeniu wprowadzenia do niego tylko tych zmian, które da się wykonać jak najniższym kosztem. Okrojenie zakresu doprowadziło do powstania drugiej wersji nowego procesu sprzedaży realizowanego przez przedstawicieli handlowych, która różniła się od pierwszej:
brakiem możliwości skonstruowania na komputerze osobistym zamówienia zbiorczego
brakiem możliwości elektronicznej wymiany danych pomiędzy systemem przedstawiciela handlowego a systemem centralnym firmy
brakiem możliwości utworzenia faktury z wcześniej złożonego zamówienia.
Wydawałoby się, że ograniczenia były znaczące, ale okazało się, że nowy proces (w drugiej wersji) pozwolił osiągnąć 80% korzyści pierwszej wersji procesu przy jednoczesnym utrzymaniu kosztu opracowania potrzebnego rozwiązania na poziomie 50% kosztu rozwiązania wynikającego z wersji pierwszej procesu. Wynik ten został osiągnięty przez zastosowanie gotowego rozwiązania oraz skoncentrowanie się na usunięciu „wąskich gardeł” (ręcznego wypisywania faktur), a nie wszystkich problemów. Dodatkowo wykorzystanie produktu dostępnego na rynku obniżyło ryzyko związane z opracowaniem rozwiązania od początku oraz przyspieszyło czas wprowadzenia rozwiązania.
Zakres przedsięwzięcia obejmował także zaplanowanie i doprowadzenie do wdrożenia opisanego rozwiązania oraz zaproponowanie odpowiednich form wsparcia jego użytkowników.
Dzięki przedsięwzięciu zwiększyła się liczba odbiorców odwiedzanych przez przedstawicieli handlowych co doprowadziło do zwiększenia sprzedaży realizowanej w ten sposób. Został także zdefiniowany standard pracy przedstawiciela, co ułatwiało zwiększanie liczby przedstawicieli handlowych oraz ich obsługę.
W trakcie prac, została wykorzystana standardowo stosowana przez Metoda Sp. z o.o. metoda pracy oparta na procesach biznesowych i wywodzonych z nich przypadkach użycia.