Case studies
Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym Ministerstwa Gospodarki i Pracy (DZEFS MGiP), przedstawiciel administracji centralnej.
Celem przedsięwzięcia było zdefiniowanie wymagań określających zakres modernizacji Podsystemu Monitorowania EFS (PEFS) i stanowiących opis przedmiotu zamówienia w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Projekt został uruchomiony w związku z koniecznością dostosowania istniejącej wersji systemu PEFS do bieżących potrzeb i obowiązującego prawa.
W ramach przedsięwzięcia, w konsekwencji wywiadów analitycznych z osobami zainteresowanymi powstaniem systemu i jego użytkownikami oraz uwzględnienia propozycji zmian postulowanych we wcześniej wykonanej ekspertyzie, zostały zidentyfikowane wymagania dotyczące nowej wersji systemu PEFS oraz został zaproponowany przyszły sposób działania organizacji uwzględniający wsparcie, jakie da nowe oprogramowanie. Zaproponowany zakres modernizacji systemu zaspokajał bieżące potrzeby i był zgodny z wymogami obowiązującego prawa.
W wyniku prac powstała specyfikacja procesów biznesowych wskazująca przyszły sposób funkcjonowania organizacji uwzględniający wykorzystanie zmodernizowanego systemu PEFS oraz lista wpisanych w procesy przypadków użycia. Przypadki użycia (wymagania funkcjonalne) wskazywały wartości, które miały być dostarczane przez zmodernizowany system oraz zawierały wskazówki odnośnie sposobu ich dostarczenia. Przypadki użycia nie były w pełni wyspecyfikowane (to miało być zrealizowane przez wyłonionego w przetargu wykonawcę), ale dawały wystarczający materiał precyzyjnie wskazujący zakres prac i pozwalający na przygotowanie ofert na ich realizację. Procesy biznesowe pokazywały kontekst wykorzystania przyszłego systemu ułatwiając wykonawcy jego zrozumienie oraz dając pewność, że wszystkie wymagania zostały zidentyfikowane.
W uzupełnieniu procesów biznesowych i wymagań funkcjonalnych powstała specyfikacja wymagań niefunkcjonalnych, która wskazała wymogi dotyczące zachowania standardów, archiwizacji zasobów systemu, dostępności systemu, zakresu utrzymania i zmian powstałego systemu oraz wymaganego jego podziału na składowe.
Zakres zmodernizowanego system PEFS został okrojony wyłącznie do niezbędnych funkcji (opisanych wymaganiami). Zrezygnowano z funkcji, które powielały funkcjonalność innych systemów (a zostały wprowadzone z powodów historycznych), funkcji, które nie miały umocowania prawnego wobec ram funkcjonowania systemu PEFS nakreślonych w stosownym rozporządzeniu oraz funkcji, które nie były uzasadnione w kontekście bieżących potrzeb. Dodano nowe funkcje, w tym konieczność zapewnienia wymiany informacji (współpracy) z systemami informatycznymi działającymi w otoczeniu systemu PEFS. Produkt powstały w wyniku realizacji projektu opisywał wszystkie wymagania nałożone na modernizowane oprogramowanie (nie tylko te, które zmieniły się w stosunku do wersji poprzedniej), dzięki czemu oferent mógł zaproponować zarówno modyfikację istniejącego rozwiązania jak i skonstruowanie systemu zupełnie od nowa.
W trakcie prac, została wykorzystana standardowo stosowana przez Metoda Sp. z o.o. metoda pracy oparta na procesach biznesowych i wywodzonych z nich przypadkach użycia. Wyniki prac zostały zapisane w formie plików DocBook XML, z wykorzystaniem przystosowanego na potrzeby firmy edytora XMLmind. Pliki były zarządzane pod systemem kontroli zmian (Subversion) i automatycznie, dzięki przystosowanym stylom DocBook XSL, publikowane do postaci RTF.