Case studies
Departament Informatyki Ministerstwa Gospodarki i Pracy (DI MGiP), przedstawiciel administracji centralnej.
Celem przedsięwzięcia było wskazanie rozwiązań informatycznych, które usprawnią proces obsługi i realizacji projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Strukturalnego (EFS). Projekt został uruchomiony w związku z niedogodnościami dotyczącymi wykonywania powierzonych zadań sygnalizowanymi przez uczestników procesu, przedstawicieli Polskich Służby Zatrudnienia (PSZ).
W ramach przedsięwzięcia, w drodze wywiadów analitycznych z przedstawicielami wybranych Powiatowych i Wojewódzkich Urzędów Pracy oraz przedstawicielami Departamentów Zarządzania i Wdrażania EFS w Ministerstwie Gospodarki i Pracy, został zidentyfikowany i opisany w postaci procesów biznesowych aktualny sposób realizacji projektów finansowanych z EFS. Powstały materiał był podstawą do przeprowadzenia analizy efektywności funkcjonowania odwiedzonych jednostek (w kontekście realizacji projektów finansowanych z EFS), która doprowadziła do identyfikacji rzeczywistych przyczyn zgłaszania niedogodności przez uczestników procesu. Wiedza na temat przyczyn pozwoliła wskazać kroki procesu, których poprawa powinna przynieść największe usprawnienie działania.
Następnie została wykonana analiza możliwych do zastosowania rozwiązań informatycznych, które przy zachowaniu ograniczeń postawionych przez zamawiającego doprowadzą do usprawnienia wskazanych kroków procesu. Każde rozwiązanie było oceniane pod kątem najlepszego zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb, możliwego sposobu wprowadzenia go w życie oraz związanego z nim szacunkowego kosztu i pracochłonności.Ostatecznie rekomendowane zostało rozwiązanie, które opierało się na poprawieniu wykorzystania używanych już systemów informatycznych SIMIK i PEFS (aplikacje specyficzne dla opisanego obszaru zastosowania, opracowane dla umożliwienia analiz dotyczących efektywności pomocy finansowanej z EFS i wspomagania podejmowania decyzji) oraz zaproponowaniu wprowadzenia zmian (nowych wymagań) do systemu PULS (aplikacja wspomagająca obsługę i analizę rynku pracy).
Wynik ekspertyzy wskazał najlepszy sposób usprawnienia realizacji projektów finansowanych z EFS i został wykorzystany jako materiał wspomagający podjęcie decyzji dotyczącej wprowadzenia zmian.
W trakcie prac, została wykorzystana standardowo stosowana przez Metoda Sp. z o.o. metoda pracy oparta na procesach biznesowych i wywodzonych z nich przypadkach użycia. Wyniki prac zostały zapisane w formie plików DocBook XML, z wykorzystaniem przystosowanego na potrzeby firmy edytora XMLmind. Pliki były zarządzane pod systemem kontroli zmian (Subversion) i automatycznie, dzięki przystosowanym stylom DocBook XSL, publikowane do postaci HTML, PDF i RTF.